Automação Contábil | Robotização Contábil
Olá contadores e contadoras, tudo bem?:
Tenho uma pergunta básica para todos vocês contadores e contadoras:
- Já iniciaram seus trabalhos no replanejamento para 2020? Revisão de meta? Revisão de estratégia? Redirecionamento de investimento? Preservação do caixa? Liquidação de alguns ativos para ter capital de giro? Investimento em tecnologia?
Nós, empresários, empreendedores, devemos ter em mente que é importante planejar, porém mais do que nunca, é mais importante ainda aplicar o famoso PDCA, e “ciclar” seu planejamento, sempre fazendo ajustes ao planejado, para que consigamos continuar trilhando nossos caminhos rumo aos nossos objetivos, pois quanto mais cedo percebemos desvios, melhor será.
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!
Obviamente, os mais céticos devem pensar:
- O que tem a ver Automação, Integração e Robotização Contábil com replanejamento!
Foi por isso, que escrevi este artigo, vem comigo que eu explico, pois neste artigo vou mostrar a você contador e contadora, o quanto o RPA pode lhe ajudar neste momento!
A contabilidade brasileira em si, tem exigido cada vez mais dos profissionais e empresa que atuam neste meio. Atualmente o volume de dados, qualidade e velocidade exigida, está demandando um alto esforço na identificação, preenchimento e revisão das informações digitadas em formulários, livros de entrada, saída e outros.
Nunca na história deste país os Balanços, Balancetes, diários e razões trouxeram tantos dados, tantas informações e com um nível de detalhamento tão alto.
Soma-se a isso, um ambiente caótico que exige um número de conformidades legais e obrigações acessórias muito maior do que o verificado em outros países.
“Como diria Alexandre Saramelli – A burocracia estatal Brasileira é tão nefasta, mas tão nefasta, que...”
De fato, temos de um lado, a Receita Federal Brasileira, com todas suas autarquias, federais, estaduais e municipais, altamente informatizada, detentora de um volume gigantesco de dados bem organizados e cada vez mais precisos na fiscalização (embora passe por escândalos gigantescos de desvios... mas isso é tema para outro post) e, de outro, empresas contábeis que vêm enfrentando pressão para rever seus custos e elevar a eficiência e eficácia em seus serviços, produtos e processos de gestão.
Ao longo da história mais recente da contabilidade, presenciamos muitas empresas contábeis e também empresas de sistemas, se adaptando de maneira reativa a cada novo projeto da Receita Federal Brasileira, ou mesmo a cada nova fase do famigerado SPED.
Porém de um tempo para cá, as coisas já estavam mudando e, com o advento do “CORONAVIRUS”, tivemos a percepção de que a velocidade no emprego de tecnologia com automação, integração e robotização na contabilidade, teve uma aceleração exponencial, particularmente acredito que avançamos cerca de 5 ou mais anos em apenas alguns dias com todo este aparato tecnológico necessário para mantermos nossos escritórios uptime em 100%.
Veja os números da própria SOBIT, em abril de 2019 tivemos apenas 1 novo cliente e 2 cancelamentos, mas em abril de 2020 tivemos 4 cancelamentos frente à 32 novos clientes. Sim, temos contabilidades com dificuldades para pagamento, fizemos algumas condições especiais para ajudar os contadores e contadoras e não tivemos a concorrência com a Declaração Anual de Imposto de Renda, mas, mesmo assim, os números mostram que a contabilidade realmente acredita e entende que a saída é a tecnologia, a automação, integração e robotização de rotinas contábeis, fazer mais com menos nunca fez tanto sentido!
“Fazer mais com menos, nunca fez tanto sentido...”
Então podemos seguramente afirmar que, em questão de dias, contadores e contadoras se ajustaram e reorganizaram, tiveram que se atualizar sobre inúmeras e novas diretrizes acerca das empresas, clientes das contabilidades, que tiveram que se adaptar para estar em conformidade com a legislação, dadas inúmeras MP’s, alterações, lockdown, decretos etc.
“ Já nem sei dizer ao certo quantas MP’s de Janeiro/2020 até o presente momento...”
Tanto no departamento contábil como no fiscal, pessoal e legal as coisas viraram de cabeça para baixo e acredito que ainda estamos ajeitando muitas coisas, pois ainda estamos passando por esta fase.
hiddens
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Da contabilidade tradicional para contabilidade digital
Sem dúvida as mudanças mais profundas nas rotinas contábeis até o presente momento sempre foram demandadas pela legislação e pelos órgãos fiscais.
De maneira reativa e timidamente proativa as empresas contábeis, num contexto mais generalista, buscavam soluções tecnológicas para resolver questões acerca de produtividade, escala e qualidade no processamento de dados. No entanto neste momento de “COVID-19”, tudo é bem diferente. O emprego de tecnologia para conseguir entregar conformidade legal, obrigações assessórias e agregar valor no serviço prestado, passou a ser item de primeira utilidade, uma realidade no cenário atual, onde contabilidade e a tecnologia andam de mãos dadas.
Porém inúmeras duvidas surgem: Quais são as possibilidades? Qual o escopo que a automação, integração e robotização podem atender? E seu não fizer em minha contabilidade? O que vai acontecer? Como começar?
Para responder a esta situação, podemos citar e analisar inúmeras empresas como a ROIT, Contabilizei, SOBIT e tantas outras habitam este ecossistema e por sua vez fazem uso e ou manuseio da automação de processos por meio de robôs (RPA – Robotic Process Automation) com foco em redução de custos operacionais na contabilidade.
ROIT e Contabilizei, trabalham em benefício próprio, investindo em soluções para uso em seus negócios em relação aos seus clientes.
A SOBIT investe e desenvolve soluções para o mercado contábil brasileiro desde 2008, sem investindo em seu Middleware (Plataforma de Automação, Integração e Robotização de rotinas Contábeis), comercializado no modelo SAAS – System As Service.
O objetivo é trabalhar na melhoria continua da plataforma e manter uma solução capaz de integrar a movimentação das empresas clientes das contabilidades, reduzindo custos e riscos operacionais. A solução também tem como foco o aumentando da rentabilidade e valor agregado ao serviço prestado pelas contabilidades aos seus clientes.
O fato é que a automação através de robôs, surge como uma alternativa de custo acessível e baixa complexidade para as contabilidades, capaz de proporcionar uma experiência diferenciada sobre eficiência, eficácia e redução dos custos operacionais com atividades padronizadas, repetitivas e baseadas em regras predefinidas, viabilizando a melhoria de seus processos, gerando alto nível de assertividade e velocidade quando analisamos o tempo de resposta aos clientes das contabilidades.
De fato, o primeiro passo rumo a transformação digital de uma contabilidade, começa com o fim do uso equivocado de capital humano de alto valor, em atividade de baixo valor agregado.
“ A contabilidade digital, começa com fim das atividades de menor valor agregado. ”
Se você pesquisar um pouco sobre “screen scraping”, ficará espantado em saber como os robôs podem navegar em interfaces de sistemas movimentando dados e executando ações convencionais da mesma forma que um ser humano. No entanto, robôs com tais características não estão aptos a tomar decisões em substituição de um ser humano, embora já existam tecnologias capazes de reproduzir a nossa experiência cognitiva (aquilo que chamamos de inteligência artificial), valendo-se de um processo de reconhecimento e aprendizado de padrões observáveis em conjuntos de dados (aprendizado de máquina ou “machine learning” e ainda o implemento de redes neurais).
As vantagens que podem ser obtidas, com a automação de atividades da contabilidade, vão desde a geração de valor adicional para a organização, através da realocação de esforço humano para trabalhos de análise avançada, de alto valor agregado, até a proteção de valor em nível bastante granular, como resultado, por exemplo, da redução substancial de falhas e erros no preenchimento de obrigações acessórias, apontamentos e escrituração, que podem gerar desembolso com multas ou o consumo de recursos importantes com defesas administrativas e reprocessamento, isso sem falar obviamente, na experiência dos clientes daquela contabilidade.
Recomendo a todos os contadores e contadoras que decidirem se enveredar por este caminho que pegue seu cenário complexo e divida em partes menores.
hiddens
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Analise cada rotina dentro de sua operação e vá paulatinamente empregando tecnologia.
Como já disse, não é necessário criar um projeto gigantesco de automação, pois a automação por meio de robôs pode ser seletiva e gradativa, focando em áreas de atividade específicas de sua empresa contábil e não necessariamente em toda sua contabilidade. Podemos naturalmente mapear os processos de menor impacto e maior retorno e trabalhar sobre eles. Isso traz muitas vantagens em termos de redução de custos operacionais e programação de investimento, pois em situações de restrição orçamentária para investimento em robôs, o foco pode ser direcionado às atividades que proporcionem retorno mais rápido, o que em tempos de “COVID-19”, faz muito sentido.
Por exemplo:
- 1. Vamos pensar em quantas planilhas são digitadas manualmente em sua operação todos os dias;
- 2. Ou então quanto tempo e recursos são necessários para obter o movimento fiscal de seus clientes todos os meses;
- 3. E ainda temos os eventos que fazem parte do fechamento da folha que todo mês geram correções, sim as rubricas e variáveis;
- 4. A tarefa de recalculo de FGTS e inúmeras outras guias, DAS e DARFs;
A este contexto é necessário somar ainda, as atividades que estejam sendo executadas com o suporte de recursos adicionais, terceirizados (por exemplo, registros manuais de movimentação fiscal, financeira, contábil ou pessoal, geração de relatórios de compilação de dados em planilhas eletrônicas etc.), a substituição do esforço desses por um robô pode proporcionar retorno quase que instantâneo, justificando uma alocação de orçamento de forma prioritária.
Uma prova de conceito atrelada a um projeto piloto com técnicas de MVP – Minimum Viable Product - contribui com a confirmação da velocidade de retorno do investimento e pode ajudar a Administração na decisão de escalar o projeto de automação para outras atividades e áreas na contabilidade, assim como já descrevi anteriormente, podemos desenvolver robôs de forma gradativa e na medida que estes robôs vão liberando recursos reinvestimos automatizando outros processos dentro da contabilidade.
Em busca de melhores resultados, é essencial que gestores e analistas explorem em suas contabilidades, atividades de ganho em processos com automação, também conhecidas como NAV(atividade que não agregam valor).
Ao contrário do que se possa pensar, a robotização pode ser alcançada a custos bastante razoáveis, de forma muito rápida e não invasiva, já que os robôs interagem com qualquer sistema de informática, sem a necessidade de projetos onerosos de implementação ou integração, nem mesmo mudança de código ou alterações de banco de dados, para se ter ideia o RPA não tem como escopo nem mesmo a inclusão direta de dados em bancos de sistemas legados ou periféricos.
Por outro lado, o processo caro e oneroso é exatamente o que temos atualmente na maioria das contabilidades, com departamentos inchados, custo operacional altíssimo, baixíssima qualidade e pouquíssimo valor agregado nas entregas.
Abro um parênteses aqui para falar um pouco sobre a definição de valor agregado, que nada mais é do que a percepção do cliente, onde ele paga um valor maior, pois tem a certeza que está adquirindo algo que vale ainda mais do que está pagando, em outras palavras agregar valor a um produto ou serviço é tornar tácito, palpável ou mesmo percebido ao seu cliente, que há vantagem em adquirir seus produtos, bens ou serviços, mesmo eles tendo preços acima da média de mercado, uma vez que torna-se perceptível que está levando algo acima do que é oferecido pela média de mercado.
hiddens
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Automação contábil através da robotização, vamos começar?
É claro que à esta altura do campeonato você já ouviu falar de RPA (Robotic Process Automation) aplicado na automação de rotinas contábeis, certo!
Mas, caso ainda não esteja familiarizado com mais estas letrinhas que agora compõe a sopa de letras do segmento, eu esclareço.
A sigla RPA é dada a todas as soluções de automação com o uso de softwares (robôs) que navegam na camada de visualização e manipulação de outros sistemas, sim é isso mesmo, no contexto que vamos trabalhar aqui nosso RPAs, são programas de computadores que manipulam outros programas de computadores como se fossem operadores humanos.
Bem, no início de um projeto de automação com o uso de robôs, o melhor caminho a seguir é primeiramente obter uma visão macro dos processos da contabilidade, lembre-se que mesmo trabalhando somente com contabilidades, nós da SOBIT, entendemos, desde muito cedo, que não temos um negócio tão “nichado” assim, pois há uma série de particularidades.
Veja, trabalhamos para as contabilidades do Brasil inteiro e pouquíssimas contabilidades são integralmente “nichadas”, logo ao pensar na integração das empresas, clientes das contabilidades, temos que pensar em algo totalmente heterogêneo.
Então, partindo do fato que, um número muito baixo das contabilidades do Brasil tem carteiras totalmente homogêneas, é preciso pensar de forma mais ampla, para identificar a presença de atividades repetitivas, manuais, de baixo valor agregado, em relação às quais possam ser percebidos e mensurados ganhos de eficiência, eficácia e redução de custos operacionais, assim como, riscos operacionais. Uma prova de conceito, atrelado a projetos piloto, em escala reduzida, ajudará a confirmar o potencial de vantagens.
Os robôs são construídos com objetivo substituir o ser humano em tarefas repetitivas, operacionais e de baixo valor agregado, assim eles deixam as pessoas livres para atuar em atividade que exigem o uso de julgamentos, da razão, de sentimentos e de fatores humanos que contribuem para a geração de valor sobre produtos e serviços de qualquer empresa contábil.
Assim, diversos processos da empresa são otimizados e a mão de obra humana em tarefas repetitivas de baixo valor agregado é reduzida. Com isso, o capital intelectual dos seus colaboradores pode ser utilizado em atividades mais nobres, criativas e de alto valor agregado.
Desse modo, sua contabilidade consegue atingir o auge da transformação digital. O RPA muda toda a forma atual e integração de seus profissionais com os sistemas atuais.
Todos os seus sistemas que operam sem a mínima integração e que demandam toda uma equipe para tabular dados e preencher planilhas serão manipulados por robôs, que executarão cada tarefa com uma velocidade muito superior, quando comparamos a um ser humano.
Você contador e contadora que leu até aqui, fica comigo, que tem muito mais sobre RPA.
hiddens
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O que é RPA?
O que distingue a automação de processos com RPA da automação de TI tradicional é o uso de softwares robôs, que têm a capacidade de adaptar-se a circunstâncias de mudança, exceções e novas situações.
Uma vez que o software robô foi criado com o uso de uma ferramenta RPA, este terá a capacidade de capturar e interpretar os processos específicos dos softwares legados que seus colaboradores já operam, ele pode manipular dados, desencadear respostas, iniciar novas ações e comunicar-se com outros sistemas de forma autônoma, como se fosse um ser humano operando mouse, teclado e outros periféricos.
As contabilidades poderão aproveitar os benefícios das automações com RPA, agilizando tarefas de back office e middle office em uma ampla gama de áreas.
No mercado contábil brasileiro podemos citar e analisar inúmeras empresas como a ROIT, Contabilizei, SOBIT e tantas outras, que fazem uso da automação de processos por meio de robôs, com foco em redução de custos e riscos operacionais.
Soluções de RPA são especialmente úteis para o mercado contábil brasileiro, pois possui muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam interagir de forma fluida e que atualmente são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam, manipulam e digitam ou ainda colam dados de um sistema para outro.
Olha para o contexto contábil atual podemos elencar, os sistemas das empresas clientes das contabilidades, sistema do fisco, sistemas dos bancos e outras instituições financeiras, sistemas da própria contabilidade e ainda podemos falar sobre sistemas legados e periféricos não integrados.
Se o formulário eletrônico de um sistema financeiro não tiver as contas de crédito e débito de um apontamento por exemplo, o software de automação tradicional sinalizaria que um cadastro tem uma exceção. Assim, um empregado precisaria tratar disso e procurar o as contas no plano de contas do referido cliente, inserindo-as manualmente no formulário, ou mesmo no arquivo utilizado na integração.
Uma vez que o formulário foi concluído, o funcionário pode enviá-lo para que a informação possa ser inserida no sistema contábil.
Com a tecnologia RPA, a solução tem a capacidade de apresentar as exceções não atendidas de forma clara, capacitar os times internos para corrigir ou ajustar os robôs rapidamente — criando, assim, um processo de evolução e melhoria contínua, onde ao longo do tempo as variâncias daquele processo sejam todas catalogadas e a participação humana fique cada vez mais restrita a situações pontuais naqueles processos e tarefas rotineiras.
Embora o software RPA pareça caro, essa tecnologia diminui a sua demanda por mais colaboradores e/ou pela terceirização de serviços. Como consequência, isso pode resultar em custos operacionais mais baixos, diminuição dos tempos de ciclos e aumento da produtividade para os colaboradores que não estarão mais encarregados de tarefas repetitivas de baixo valor agregado.
Com o RPA é possível rastrear e monitorar todas as tarefas automatizadas. Assim, ele também pode ajudar as contabilidades a serem mais compatíveis com auditorias e regulamentações, além de se tornarem, negócios mais competitivos e rentáveis
Embora seja esperado que o software de automação substitua até 140 milhões de funcionários em tempo integral em todo o mundo até 2025, haverá uma demanda crescente por profissionais de alto valor, isso quando falamos de capital humano de alto valor agregado e principalmente na retenção de talentos.
O RPA imita ações que um ser humano executa ao realizar uma tarefa em tela de computador e, em seguida, replica essas ações tantas vezes quanto for necessário e em uma taxa muito rápida, continua e constantemente, muito diferente de um ser humano que o faz mantendo uma linha senoidal
Muitos profissionais, e sua defesa, alegam que os robôs são altamente performáticos, pois operaram em situações pré-condicionadas e sem outras distrações ou interferências, e isso é verdade, os robôs ficam focados em reproduzir milhares de vezes uma mesma rotina sem se preocupar com mais nada, e isso é ótimo, para os robôs e também para os profissionais que atuam na contabilidade.
Se por um lado os profissionais ficam estressados, e desmotivados por alta carga de estudos para no dia-a-dia ficar repetindo as mesmas teclas, para o robô este é o cenário atual.
Então, partindo deste pressuposto podemos dizer que o ser humano profissional atuante na contabilidade pode cuidar de todas as outras adversidades e exceções de forma a entregar produtos e serviços com qualidade superior, pois agora não precisa mais se preocupar com as tarefas que o robô já faz, em resumo, com a implantação de RPA, os profissionais contábeis ficam livres para entregar valor de fato, e outras palavras fazer o melhor possível, aos seus clientes.
hiddens
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Qual o papel do RPA na transformação digital de uma Empresa Contábil?
O RPA é uma ferramenta crucial na transformação digital da sua contabilidade, uma vez que acelera as rotinas dentro de sua empresa contábil, migrando tarefas e atividades de menor valor agregado das mãos de seus colaboradores para robôs.
Tudo isso é feito em um curto espaço de tempo, pois todo o legado de seu sistema será aproveitado, não necessitando de nenhum processo de adaptação, ou alteração dos seus sistemas e tão pouco dos sistemas dos clientes da contabilidade, fisco ou bancos e outras instituições financeiras. Uma das principais vantagens do RPA na transformação digital da contabilidade é sua abordagem simples e pouco interventiva e/ou intrusiva.
Vejamos o exemplo de um chatbot comum, um chatbot nada mais é do que um programa de computador criado para entender a linguagem humana e dar respostas.
Você pode gostar ou não de ser atendido por um chatbot, mas saiba que isso é uma tendência.
Ele pode ser excelente no momento de responder perguntas simples, e será tão eficaz em tarefas que demandam o acesso a outros sistemas, como a emissão de boletos e a consulta de preços.
O atendimento com um RPA faz tudo isso com facilidade. Como os bots são robôs criados principalmente para a comunicação, facilmente eles executarão automaticamente essas tarefas, pois podem naturalmente manipular outros sistemas e/ou programas.
Assim, não será preciso fazer uma modificação no legado dos seus sistemas para fornecer a integração e a conectividade desejada. Além disso, alterar um sistema que já está estável demanda tempo e inclui muitos riscos além de um alto custo.
Ao optar por uma solução de RPA, a empresa não precisa mais de longos projetos com a participação de muitos profissionais da TI para readaptar todo o cenário atual.
Em vez disso, ela utilizará todos os sistemas internos e externos com agilidade e um custo bem menor, pois o RPA não atua no nível profundo dos programas: ele simplesmente faz suas transações utilizando as telas dos sistemas, assim como os profissionais que atuam em sua contabilidade.
Substituindo uma tarefa manual por uma tarefa robotizada, você terá um melhor aproveitamento da infraestrutura atual e ganhará mais tempo dos seus profissionais, para que eles atuem em situações de maior valor agregado.
Uma vez criadas essas transações digitais com uma plataforma de RPA, além da escala que o serviço passa a entregar em picos elásticos de demanda, também é possível transformar esses serviços de automação com robôs em novos serviços dentro de seu portfólio, sim, por que não ofertar processamento dentro de sua empresa contábil a outras empresas inclusive empresas contábeis?
Desse modo, com o tempo, sua contabilidade terá um catálogo vasto de transações digitais, o que certamente acelerará o seu processo de transformação digital. Afinal, o tempo de criação de novos serviços digitais será bastante reduzido e você poderá reinvestir na entrega de maior valor agregado junto aos seus produtos e seus serviços contábeis.
hiddens
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Como funciona o RPA?
O princípio do RPA é a utilização de robôs, que são programas de computador com algoritmos capazes de aprender novas funções e manipular os programas de computador, como os programas legado e periféricos utilizados em sua empresa contábil, por isso, eles não se limitam a repetir somente aquilo que foram programados para fazer, há sim um acumulo de experiência e aprendizado ao longo do trato de cenários diferentes durante o fazimento de suas atividades.
Assim, eles são capazes de automatizar tarefas repetitivas e processos sistemáticos em ambientes digitais. Eles buscam imitar as interações que os usuários fariam ao lidar com seus sistemas, por exemplo. No entanto, eles podem ser aplicados em diversas áreas e funções, assim como tem uma excelente aceitação e aplicação na contabilidade.
O RPA é uma solução capaz de habilitar as empresas contábeis a desenvolver robôs especialmente para a automação de processos e rotinas contábeis. Essas soluções têm as seguintes características:
• Entrada de dados automática: Em sistemas de automação tradicionais, legados e periféricos encontrados nas contabilidades, é necessário que um funcionário insira os dados no sistema em algum momento. Somente a integração e os cálculos são automatizados. Por outro lado, no RPA, o próprio robô fica responsável por coletar os dados, tratar e inserir nos sistemas, como se fosse um ser humano;
• Integração Multi-Sistema: com o RPA, qualquer sistema desenvolvido e distribuído em qualquer plataforma (ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira, navegadores) pode ser manipulado automaticamente. Afinal, o RPA não funciona influindo diretamente no código ou mesmo banco de dados dessas aplicações, ele atua imitando os comandos que uma pessoa faria em tela. Então, ele é simplesmente a substituição de uma pessoa, que utiliza teclado e mouse, por um robô;
• Performance previsível e picos de demanda: Outra característica muito interessante é que ele pode ficar cada vez mais rápido à medida que o volume de trabalho aumenta. Embora um robô trabalhe de 3 a 10x mais rápido que um ser humano, existem maneira e/ou formas de multiplicar o poder de processamento de informação de um robô;
• Validação e qualidade de dados: Um robô pode trazer consigo inúmeras regras de negócio e com isso, enquanto está fazendo as suas tarefas, ele também é capaz de analisar os dados transacionados e a qualidade destes, ao final, produzir relatórios capazes de oferecer um panorama do que está acontecendo, uma fonte de informação de alta qualidade para um BI por exemplo.
Explicando melhor, as plataformas de software RPA são não-intrusivos e, portanto, não interferem em nenhum outro sistema da contabilidade (legado ou periféricos), ou mesmo de seus clientes.
Os robôs de software podem acessar sistemas de computadores como um usuário final da mesma forma que um ser humano faz: usando a interface do usuário com um mecanismo de controle de acesso estabelecido, ou seja, teclado, mouse, nome de usuário e senha. Portanto, nenhuma alteração de seus sistemas legados ou periféricos, ou mesmo de seus clientes é necessária.
Por exemplo aqui na SOBIT temos robôs capazes de abrir o internet banking via browser, digitar usuário e senha, pesquisar extratos ou mesmo outros arquivos, obter estas informações converter e importar na contabilidade sem nenhuma participação de seres humanos.
hiddens
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Quais são os benefícios da aplicação do RPA na Contabilidade?
Como já mencionamos, o RPA tem entre seus muitos benefícios o fato de ser uma solução de rápida implementação, de baixo impacto de mudança e de altíssimo poder de transformação e geração de valor para as contabilidades. Agora, veja outras vantagens bem interessantes:
• Melhor e mais adequada utilização de seus profissionais. Os colaboradores investidos de alto capital humano, podem se concentrar no trabalho de maior exigência intelectual, de maior valor agregado e maior capacitação, em vez de perder tempo com tarefas repetitivas e de baixo valor agregado. Os colaboradores que passam menos tempo em tarefas maçantes geralmente relatam um maior envolvimento com o trabalho, o que certamente melhora a produtividade, motivação e os resultados sobre os produtos e serviços prestados;
• O potencial de erro humano é eliminado. É fácil cometer erros na entrada de dados, como transposição, omissão ou adição de letras e números. No entanto, um robô não comete esses erros e, mesmo quando exceções ocorrem, é muito mais fácil perceber alterações em um cenário continuo do que em um senoidal, apresentado por um ser humano que hora faz corretamente tal tarefa e hora não, o Robôs erraram ou acertaram me forma continua;
• A produtividade aumenta à medida que o ciclo e os tempos de transação caem. O RPA reduz drasticamente o tempo necessário para completar uma grande variedade de processos de negócios, incluindo importação de arquivos em sistemas contábeis, conversão de arquivos financeiros para relatórios contábeis, consulta, busca e armazenamento de documentos fiscais, atendimento ao cliente e qualquer outro processo que requer acesso a múltiplos sistemas existentes;
• As análises de negócios são mais robustas e de fácil acesso. Toda transação concluída por um RPA é gravada em um registro detalhado (O que chamamos de logs). Esses logs podem ser analisados e como sua contabilidade está sujeita aos regulamentos governamentais, esses dados também podem ser usados para garantir a conformidade legal de seus trabalhos.
hiddens
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Como implementar RPA em sua contabilidade?
A implementação de um RPA, ao contrário de outras ferramentas de TI, é bem simples, embora demande algum tempo. Existem processos de pequenas e médias empresas, para as quais desburocratizar e cortar algumas fases é essencial para alcançar rápidos resultados. Então encontrar estes processos e propor robotização é importante.
Há mais de 10 anos, vivenciamos aqui na SOBIT, a implementação de automação de processos simples e rotineiros, que tomam muito tempo dos colaboradores, também existem processos mais críticos, que devido a uma série de variáveis, seria humanamente impossível realizar. A exemplo, a SOBIT tem hoje em sua carteira clientes que processam mais de 100 mil apontamentos contábeis diariamente. Já pensou ter em sua empresa contábil um cliente de lucro real que demanda mais de 100 mil apontamentos contábeis por dia? Quantos profissionais você precisaria para digitar todo este volume de informação?
Embora o processo de robotização contábil seja de certa forma simples, é necessário nos atermos a um processo para que as cosias sejam feitas de maneira ordenadas.
O Passo a Passo:
1. O Levantamento
Uma implementação bem-sucedida começa por encontrar os processos em sua empresa que poderiam se beneficiar do RPA. Para começar, realize uma avaliação de alto nível de quais processos e tarefas são bons candidatos para a robotização.
Leve sempre em consideração, o valor e tempo investido, verso retorno objetivado, ou seja, a implementação de um RPA deve ter seu ROI sempre positivo.
Além disso, essas ferramentas devem oferecer resultados mensuráveis para que você possa comparar o antes e o depois da implementação do RPA em relação ao custo, às oportunidades criadas e ao aumento de eficiência resultante.
Por exemplo a situações aqui na SOBIT onde conseguimos reduzir o tempo de fechamento mensal de uma empresa dentro da contabilidade em até 90%.
Esse passo inicial será utilizado para determinar quais áreas ou mesmo micro tarefas que se beneficiarão com o uso de RPA. Isso será o ponto de partida para discussões internas com as partes interessadas para obter direcionamentos.
Mais importante ainda, essa fase inclui demonstrações projetos pilotos e provas de conceito.
Uma vez que você conseguiu realizar o levantamento e definiu o escopo desta primeira fase, primeira investida em robotização de sua contabilidade, o próximo passo crucial é definir os objetivos que devem ser alcançados com este trabalho e todo seu investimento. É importante obter o acordo de todos os gestores sobre os objetivos, que determinam os papéis, as responsabilidades de cada um, nos projetos da SOBIT, definimos sempre um ponto focal na contabilidade, não muito obstante é importante pensarmos também nos planos para as fases restantes.
Aqui estão listadas as principais tarefas correlacionadas ao Levantamento:
• Elencar membros e responsabilidades da equipe interna responsáveis pelo projeto, ponto focal;
• Conduzir pesquisas em sua operação sobre trabalhos e tarefas repetitivas de baixo valor agregados;
• Identificar, listar e detalhar processos e rotinas a serem automatizadas, neste momento é válido o uso de vídeos e tutorias passo a passo sobre a operacionalização dos sistemas atuais;
• Elaborar um plano, não se preocupe em gerar um plano perfeito, como será o primeiro muitos ciclos de PDCA, são naturalmente esperados para amadurecer este plano;
• Definir objetivos e/ou resultados a serem alcançados, crie passos, targets, etapas a serem alcançadas até a meta final;
• Informar periodicamente as partes interessadas para orientação e direção estratégica, uma boa comunicação é fundamental;
• Revisar um conjunto preliminar de processos para trazer cases de uso e documentar os benefícios da robotização;
2. Bate bola, jogo rápido com a SOBIT
Agora que já deu uma boa olhada em toda sua operação e tem uma mínima ideia de onde deseja partir é importante entrar em contato conosco trazendo estas informações.
O passo aqui será um dado através de um entendimento superficial de suas necessidades de automação e também a propositura de algo que já temos feito para uso de outras empresas contábeis.
Depois de uma análise de sua demanda e conhecimento de todo o nosso portfólio e experiência, assim como, artefatos prontos ao uso, podemos elaborar uma prova de conceito e também propor um projeto piloto orientado a técnicas e práticas de MVP.
• Estabelecer requisitos de processo, critérios de avaliação de requisitos e priorização dos processos a automatizar;
• Disponibilizar acessos a ambientes assim como logins e senhas;
• Enviar passos a passo, tutorias e ou vídeos das rotinas a serem automatizadas;
• Responder questionários com dúvidas e levantamento técnico;
• Avaliar as provas de conceito e retornar parecer.
3. Prova de Conceito
Então você dedicou um certo tempo a levantar todos os processos que aparentemente, na teoria, são passíveis de serem automatizados, mas é importante ter certeza de que são passíveis mesmo, e de que ao serem automatizados eles tragam o devido resultado almejado, ou seja, você precisa saber o quanto antes se ao concluir a automação ter aquilo que tanto sonhou.
Prova de conceito é aplicada para antecipar uma série de situações mesmo antes de desenvolver de fato determinado robô ou programa em si.
Uma prova de conceito, ou PoC (sigla do inglês, Proof of Concept) é um termo utilizado para denominar um modelo prático que possa provar o conceito (teórico) estabelecido por uma pesquisa, ou seja, com a PoC conseguimos sair do achismo e adentramos aos fatos e possibilidades reais.
4. Projeto Piloto
Um projeto piloto é um esforço temporário empreendido para testar a viabilidade de uma exclusiva solução de sistema apresentada. Temporário significa que o projeto tem uma data de encerramento; exclusivo significa que o resultado final do projeto é diferente dos resultados de outras soluções de robotização sugeridas e adjacentes ao projeto de automação via RPA como um todo.
Essa fase inclui as atividades necessárias para preparar e executar a solução RPA selecionada. Nessa etapa, você precisa garantir que seus recursos de capital humano sejam treinados e estejam prontos para executar o plano de implantação, testes e uso do robô.
Essa etapa também envolve o suporte e o teste do ambiente de TI. Além disso, as atividades de implementação precisarão ser documentadas, rastreadas e concluídas de acordo com o plano inicial.
Este momento inclui a facilitação do piloto para as áreas de processos selecionados na durante o levantamento. Durante esse passo, você explorará a robotização de ponta a ponta para mostrar toda a extensão da tecnologia RPA em um cenário menor frente a todo o projeto de automatização via RPA de sua contabilidade.
Se ocorrerem erros, analíticos ou mesmo sintáxicos, agora é o momento de aprimorar e fazer modificações finais antes da revisão das partes interessadas.
Esse projeto piloto estabelece as bases para futuras implementações de robôs e também para uma transição suave do modelo de contabilidade tradicional para o modelo de contabilidade digital.
Itens importantes:
• Apoiar o gerenciamento do projeto de implementação detalhado: Teremos desenvolvedores trabalhando com o pessoal da contabilidade e, para o sucesso é importante a equalização da comunicação assim como assertivo estabelecimento de prioridades para ambos os lados;
• Determinar requisitos adicionais, se houver, necessários para suportar o piloto;
• Executar o piloto e informa resultados;
• Sempre mitigar quaisquer problemas resultantes, conforme necessário;
• Finalizar seu business case.
5. Ciclo de vida do RPA
Agora é a hora de colocar o robô para trabalhar de fato. É importante pensar no sucesso contínuo de seu robô e para tanto, destacar em sua agenda a manutenção preventiva e evolutiva, assim como novos investimentos necessários no robô.
Sua estratégia deve incluir um modelo de governança, um modelo operacional, uma estrutura organizacional e uma estratégia de gerenciamento de mudanças de seu robô. Suas principais tarefas são:
• Colocar o modelo estratégico final em vigor;
• Determinar o modelo operacional, a governança e o sistema de priorização de processos;
• Fazer a gestão do plano de gerenciamento e de comunicação de mudanças em curso.
hiddens
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Cases e exemplos práticos de RPA, aplicados a contabilidade.
Eu já mencionei que aqui na SOBIT vivenciamos a mais de 10 anos como automação de processos e rotinas via RPA correto? Mais do que isso é importante trazer exemplos práticos de uso de nossos robôs.
1. Manipulação de programas desenvolvidos em COBOL: Há alguns anos participamos de um projeto em uma determinada e renomada instituição financeira, que desejava manipular alguns sistemas financeiros desenvolvidos em COBOL, COBOL (sigla de COmmon Business Oriented Language) - Linguagem Comum Orientada para os Negócios é uma linguagem de programação orientada para o processamento de banco de dados comerciais muito utilizada com Mainframe da IBM. Está linguagem de programação é muito antiga e encontrar um programador para alterar e ajustar o código de mais de 20 anos expõe a instituição financeira a inúmeras variáveis, situações e riscos, os quais a instituição financeira em questão não deseja. Como já dito antes os robôs criados para manipular sistemas, ou seja, outros programas não realizam nenhuma alteração em código ou banco de dados dos sistemas manipulados e era exatamente o caso, a única coisa que os robôs deveriam fazer era o cadastro de contratos de um sistema em outros com uma velocidade superior ao que conseguíamos utilizando um ser humano no processo, cerca de 20x mais rápido.
Nesta oportunidade o robô lia os dados de um arquivo Excel e registrava todos eles em formulários do sistema construído em COBOL.
2. Atualmente a SOBIT tem inúmeros contadores e contadoras que operam como consultores financeiros e realizam trabalhos dados como BPO financeiro. O fato é que este contadores e contadoras tem inúmeros acesso, logins e senhas, de seus clientes para conseguirem realizar suas tarefas diárias. Nosso robô quando configurado corretamente consegue por exemplo abrir um browser acessar o Internet Banking de um Banco, e extrair de lá extrato bancário, arquivos de remessa de pagamento, recebimento e tudo mais que for necessário a contabilidade deste cliente. De posse destas informações e com base em seu aprendizado o robô converte estes arquivos em novos arquivos já incluindo as contas de débito, crédito, histórico padrão, centro de custo, parcela e outros. Este novo arquivo é devidamente importado no sistema contábil.
Entenda o robô acesa o banco, obtém as informações necessárias, melhora elas com a inclusão de informações faltantes e importa no sistema contábil, tudo isso, sem a necessidade de um operador humano.
3. Acesso a sites de cartão de crédito: Sabe aquelas maquininhas que seus clientes tem na frente de caixa, lá nos checkouts, então todo o processamento de débito e crédito passado diariamente naquelas maquinas são espelhados em um documento denominado relatório de repasse de cartão de crédito e débito, sim periodicamente a operadora de cartão faz um deposito na conta de seus clientes, este deposito e/ou transferência aprece lá no extrato de seus clientes de forma sintetizada, mas no relatório de repasse de cartão de crédito e débito estes valores aparecem de forma analítica, inclusive este relatório traz consigo outros dados, valiosa informações para empresas do lucro real, como tarifação, taxas, adiantamentos e muitas outras. Nossos robôs também conseguem obter e integrar estes relatórios a sua contabilidade sem nenhum clique se quer.
4. Emissão de notas serviço: Temos na SOBIT inúmeras contabilidades que trabalho com emissão de notas para seus clientes, ou melhor dizendo, BPO Fiscal. Então desenvolvemos em nosso sistema uma funcionalidade onde o cliente da contabilidade cadastra uma solicitação de emissão de notas, e a partir daí de acordo com o as configurações e parametrizações nosso sistema realiza todo o processo de cálculo de alíquota para a emissão da referida nota na prefeitura, mas não é só isso, ele abre o browse acessa o portal da prefeitura, acessa o sistema de notas fiscais de serviço da prefeitura, passando por login, senha, certificados e captchas vai até a opção correta dentro daquele site e lança a nota como se fosse um ser humano da mesma forma, porém este robô, lança em torno de 150 mil notas diariamente, e mais de 50 municípios, sozinho.
5. Emissão da DAS: Bom se eu já tenho todos os valores, logica e memória de cálculos, emitir a DAS não tem segrego e é isso mesmo, hoje temos robôs desenvolvidos e utilizados para acessar o PGDAS e emitir a DAS, pegar uma cópia baixa em nosso GED e através de um outro robô realizar o serviço de mensageria e protocolo destes documentos (boleto para pagamento da DAS).
6. Um outro exemplo é a importação de movimentação financeira no sistema contábil, a muitos anos a SOBIT desenvolve soluções para reduzir o tempo de fechamento mensal de uma empresa em uma contabilidade, mas um passo bastante complicado da operação era fazer o usuário importar o arquivo gerado pelo nosso sistema no sistema contábil, foi então que criamos um robô que tem com tarefa simplesmente abrir o sistema contábil, ativar a empresa correta e importar o arquivo que já foi disponibilizado em diretório do servidor por outro robô.
No vídeo abaixo um exemplo de RPA Contábil na integra!
hiddens
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No vídeo demonstramos a utilização de um robô para abrir o Sistema Domínio da Thomson Reuters, ativar uma empresa e importar um arquivo que um outro robô já havia disponibilizado no repositório de arquivos do servidor daquela contabilidade.
Bom, trouxe apenas alguns exemplos, mas para que você tenha noção, quase tudo que um ser humano faz via teclado e mouse é passível de ser feito por um robô.
Conclusão
Com todas essas informações, você deve ter notado que um RPA pode ser mais uma forte solução para a otimização dos processos da sua contabilidade. Com ele, o cenário atual encontrado aí na sua contabilidade ganha folego sem a necessidade de alterações ou mudanças de impacto elevado, dando a você mais tempo para pensar na atualização de todo seu parque digital se for o caso. O RPA é uma solução, que aproveitará tudo o que já existe em benefício da própria contabilidade.
Dessa forma, em vez de contratar um ERP contábil que faz tudo, o que por hora não existe de fato, você pode aproveitar os sistemas que tem e sua contabilidade, em seus clientes e demais sistemas permeiam este segmento, para integrá-los e extrair o máximo de todos juntos.
De certa forma, problemas com softwares legados, integração com sistemas periféricos, integração com sistemas de seus clientes ou mesmo do fisco, tem problemas e impactos reduzidos o uso de robôs ao ponto de não serem mais perceptíveis em inúmeras situações.
Mas o caso é que, somada a inteligência artificial, redes neurais, engenharia cognitiva e outros a Robotização Contábil traz inúmeros benefícios a sua contabilidade e a qualidade de vida dos profissionais que ali atuam.
Um robô atuará em sua contabilidade realizando tarefas de menor valor agregado, atividades que são consideradas operacionais e que podem contar com o auxílio de recursos tecnológicos para serem automatizadas e otimizadas, possibilitando aos seus profissionais dedicar mais tempo a tarefas de maior valor agregado.
Então, será naturalmente percebido pelos gestores, colaboradores e clientes o aumento no valor agregado sobre os serviços prestados, devido a melhoria no tempo de resposta, qualidade, eficiência, eficácia e assertividade.
Um ponto muito interesse e que sem dúvida merece destaque, é o fato de sua empresa se tornar muito mais competitiva em um mercado onde a concorrência é tão acirrada.
E para dar seus primeiros passos rumo a contabilidade digital, você não precisa de cara, investir rios de dinheiro, é possível fazer investimos de maneira gradual e com o retorno obtido fazer novos investimos e assim em cadeia gerar um ciclo virtuoso em sua contabilidade.
Se você contador, objetiva destacar seu trabalho ou de sua empresa contábil, na era da contabilidade digital, a tecnologia baseada em automação, integração e robotização contábil, estão para sua contabilidade, assim como os investimentos mensais que faz e agua, luz e telefone, ou seja, é minimamente o essencial.
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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