Automação contábil: 10 benefícios para empresas contábeis - Contabilidade
A automação nos escritórios de contabilidade já não é mais nenhuma novidade, pois há tempos este segmento tem investido pesadamente para acompanhar a mudanças, mudanças essas estimuladas ora pela Receita Federal Brasileira, ora pela concorrência e ora pela própria necessidade dos clientes das contabilidades, os empresários brasileiros que mesmo ainda estando longe de serem os mais graduados e preparados do mundo empresárial, começam, mesmo que timidamente, procurar por mais informação e com acesso cada vez mais rápido.
A automação contábil, ou como eu gosto de dizer aqui automação de rotinas contábeis, tem possibilitado, maior autonomia no desempenho das empresas contábeis, assim como maior praticidade para a organização dos processos de gestão estratégica . Investir em ferramentas, sistemas, software e desenvolvimento do time com tecnologia e recursos inovadores, modernos, faz toda a diferença em muitos momentos, em especial, na hora de contratar, durante a participação de uma licitação, ao enfrentar a concorrência e ao agregar mais valor ao serviço ou produto entregue.
Neste artigo confira os benefícios que a automação contábil e/ou automação de rotinas contábeis, pode trazer ao seu escritório de contabilidade!
Como acontece o processo de automação contábil?
Depois de mais de 10 anos trabalhando com automação contábil, mais de 5000 projetos exclusivos e personalizados, contando atualmente com mais de 1000 contabilidades em nossa carteira de clientes, utilizando nossa plataforma de automação de rotinas contábeis, acredito ter apreendido alguma coisa e que tenha algo para somar!
É fato que até aqui apanhei bastante para chegar, mas cheguei e hoje bato no peito e consigo discutir sobre automação contábil de igual para igual, com os maiores nomes do segmento sem me perder em meio ao assunto, o que acontecia muito no passado...(risos)
A automação de um escritório de contabilidade, nada mais é do que o próprio processo de transformação digital de uma contabilidade tradicional, buscando sempre a desoneração da produção e serviço de uma contabilidade, onde o foco sempre está em fazer mais como menos, otimizando tarefas, tempo, serviços, reduzindo esforço, reduzindo recursos investidos a fundo perdido e/ou processos com baixo valor agregado e por outro lado, livrando-se dos "gargalos" da produção e serviço é possível reinvestir parte dos recursos retornados, em soluções e serviços que agreguem valor, melhores condições de trabalho para seus profissionais, velocidade de entrega e maior qualidade nos entregáveis, tornando a rotina contábil mais prática, menos repetitiva, sem perder a essência da ciência contábil!
A automação permite à contabilidade, integração da tecnologia aos processos produtivos, administrativos e de gestão geral, o que acaba por refletir em todos os envolvidos, em toda a cadeia e é por isso que gera tanto receio. Pois, a implantação ferramentas para tonar processos manuais em automáticos vai desde a diretoria de uma empresa contábil até seus clientes, passando pelos fornecedores, sócios, colaboradores, terceiros, autarquias governamentais etc...
Não é de hoje que as empresas contábeis são conhecidas como centros de processamento de dados, você conhece algum segmento e ou negócio que tem tanta informação de tantas empresas? Pois bem, é nessa perspectiva que a tecnologia presente nas empresas contábeis, tem como objetivo torna os processos manuais em automáticos, permitindo ao profissional contábil, extrair toda esta riqueza que existe neste negócio, pois no modelo tradicional isso é quase impossível, devido a demanda e baixa performance!
Vamos aos 10 benefícios gerados pela automação contábil
É fato que a tecnologia, junto com processos automáticos, gera muitas vantagens para Indústrias, Distribuidoras, Comercio em Geral, empresas Prestadoras de Serviço e toda a cadeia produtiva e, com a contabilidade não é diferente, os benefícios são inúmeros e aqui, em uma abordagem bem simples e descontraída, elenco 10 dos principais, vamos lá?
hiddens
Teste agora mesmo, tenha uma excelente experiência, acredite,
isso vai fazer de você, nosso fã!
1) Reorganização dos processos:
O ponta pé inicial, recaia sobre a reorganização dos seus processos atuais, onde revisar os processos para automação, traz à tona tarefas como:
A. Desburocratização de processos;
B. Retirada da necessidade de uso de papeis nos processos e protocolos* existentes;
C. Retirar e/ou substituir processos que geram demandas de logística física por logística digital;
D. Retirar dos processos a necessidade de geração de documentos físicos;
E. Todos os protocolos, assinaturas e tal, tudo digital.
*protocolos= Passo a passo de como se fazer algo, função ou procedimento já homologado, um apanhado de normas e especificações técnicas.Com isso temos por certo, a mudança de boa parte destes processos encontrados em uma contabilidade tradicional, assim como, a descontinuidade de muitos e criação de novos, sempre pensando em automação de processos de baixo valor agregado, mas necessários, e por óbivio, a extinção de processos de baixo valor agregado - desnecessários.
Com a automatização dos serviços contábeis, é possível ter maior controle sobre suas atividades, seus clientes, custos, riscos e rentabilidade, de forma confiável e com maior segurança, estrategicamente, isso faz muita diferença, principalmente no momento que estamos atravessando.
O esforço manual antes necessário é reduzido, pois a tecnologia torna mais rápido, prático e ágil, os profissionais conseguem desempenhar suas funções com maior autonomia e assertividade. Além disso as entregas das obrigações acessórias passam a não demandar mais tanto tempo e não gerar mais tanto erro e retrabalho.
hiddens
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2) Diminui os riscos de perdas de dados e informações:
A maior parte das informações são tratadas via sistemas online, que por sua vez, trazem com sigo inúmeros mecanismos de segurança e redundância de dados, muito diferente daquele pendrive que os clientes da contabilidade levam junto a chave do carro com as suas melhores músicas e uma cópia notas fiscais (risos).
Uma outra questão bem interessante é que sistemas on-line também comportam escalonamentos no processamento de dados e na guarda dos mesmos em repositórios on-line (nas nuvéns como dizem por ai), além de alta e ampla disponibilidade, acessibilidade, com baixíssima complexidade.
Todo bom sistema, somente permite acesso as informações através do uso de senhas, token e até mesmo certificados, organizando muito bem as informações para que o acesso a relatórios e formulários, não degrade a performance da ferramenta, também é muito comum o registro em banco de dados da toda a jornada do usuário dentro do sistema, com isso é possível revisar todos os acessos e ter total controle de quais atividades foram realizadas e quais profissionais.
hiddens
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3) Diminui os erros na execução de serviços:
Nos melhores sistemas de mercado, assim como na plataforma de automação da SOBIT, não é possível digitar um CNPJ, CPF errado, um CEP inexistente, com a automatização dos sistemas contábeis, essas e muitas outras características e situações inerentes a cada negócio, não geram mais erros, pois os sistemas validam os dados e quando tudo de acordo, correto, armazena de forma inteligente e permite o que permite diminuir o retrabalho em checagens, assim como, riscos de erros no negócio.
No mundo da contabilidade contemporânea, é muito fácil encontrar empresas contábeis que trocam as atividades manuais por automatizadas, com o objetivo de reduzir falhas, melhorando, assim, a qualidade e a praticidade sobre os serviços contábeis prestados.
hiddens
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4) Emissor de Notas Fiscais:
Imagine você contador, contadora, tendo em sua carteira uma empresa prestadora de serviços com 50 filiais, brasil a fora, uma em cada município.
Então você assume a tarefa de emissão de notas de serviço desta empresa, parabéns, você acaba de agregar mais um serviço ao seu portifólio! Sua empresa contábil agora agrega muito mais valor ao seu cliente e acabou de criar uma nova barreira para seus concorrentes. Uma grande vitória!
Mas, como emitir notas de serviço em 50 municípios diferentes? Em 50 sistemas diferentes? Pois cada prefeitura pode ter o seu?!?!
Seria normal pensar: "- Será que o honorário irá compensar?". Está dúvida faz muito sentido, pois se tiver que manter controle sobre senhas, certificados, token e outros, necessários ao acesso desses sistemas de prefeitura, além de que cada sistema se comporta de uma maneira diferente e quanto tiver que substituir o funcionário? Já pensou? Complicado não é???
Ah! Tinha me esquecidos do recapchat do google, aquilo dá um nervoso!!!(risos)
Pois bem, existem muitos sistemas no mercado que permitem, após uma configuração inicial, muito simples, não só a emissão de notas fiscais de serviços para inúmeras prefeituras a partir de um único ponto, como toda gestão fiscal de seus clientes em um único lugar, uma única plataforma.
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5) Geração de Relatórios:
Em momentos de crise como o que atravessamos atualmente, o "caixa é rei" e saber como vai o fluxo de caixa, assim como, suas movimentações é fator determinante para tomada de decisão, por tanto, não dá para esperar dias para receber determinada informação, como diria nosso cliente e amigo Wladimir Carlos Bersanetti Rodrigues do Escritório São Paulo (ESP) de Araraquara/SP.
“– Atualmente o cliente liga pedindo uma informação, ele quer receber um e-mail na hora, antes da chamada terminar, sem tecnologia é impossível!”
Os sistemas web, são ferramentas que permitem um acesso mais abrangente e detalhado sobre todas finanças de uma empresa, com controles e relatórios, rápidos flexíveis, detalhados que permitem ao empresário, contador ou gestor, compreender com maior precisão toda a situação atual da empresa. Trazendo para a tela uma foto do estado atual da empresa naquele exato momento!
Então, munido de informação de alta qualidade, fica mais fácil tomar as difíceis decisões impostas neste momento de crise mundial!
hiddens
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6) Tempo, o recurso mais valioso do mundo
O investimento em tecnologia para prover automação de rotinas contábeis tem se mostrado uma excelente e inteligente decisão. Já é fato conhecido que o emprego de automação sobre a execução dos processos repetitivos, minimizam o uso abusivo e excessivo de tempo e o capital humano em tarefas de baixo valor agregado, e isso tem contribuído muito para a evolução continua do meio contábil.
Com o uso de plataformas de automação, sistemas web com muita inteligência artificial embarcada, as atividades diárias dos departamentos de uma empresa contábil, podem ser realizadas com maior eficiência e eficácia. Pense assim, ao contrário dos colaboradores ficarem horas e horas digitando movimentação financeira, fiscal ou pessoal, todo este tempo, esforço, recurso e mentes brilhantes, podem ser revertidos para trabalhos de maior valor agregado, o que realmente faz muito mais sentido e cria um ciclo virtuoso na contabilidade brasileira.
Assim, ao adotar um software para automatizar rotinas em sua empresa contábil, irá natural e gradativamente experienciar a contabilidade digital, com a redução do uso de planilhas e outros meios manuais que oneram sua produção e serviço e tão enraizados na contabilidade tradicional.
Além disso, com a automação contábil o controle dos processos internos passa a ser feito com maior eficiência e eficácia, denotando uma assertividade incrível. Por outro lado, pode armazenar cópias de segurança de todas as informações. Se o software de gestão for online, consegue manter cópias dos arquivos na nuvem, preservando ainda mais a segurança dos dados.
hiddens
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7) Neste momento a ordem é: Reduzir Custo
Neste momento à ordem é reduzir custos, cortar gastos, porém a demanda operacional é visivelmente crescente, então devemos entender que não há melhor momento para automatizar suas rotinas contábeis, para assim ter caixa, folego e tempo para dar conta desta demanda crescente.
As plataformas de automação contábil têm total controle sobre as entradas e saídas, com isso o gestor passa a ter acesso a uma série de relatórios, que lhe possibilitam uma análise melhor embasada de fatores macro e micro econômicos, financeiros e operacionais.
As soluções de automação contábil existentes no mercado, permitem ao contador e a contadora, realizar um levantamento de suas operações, seus processos, mitigar cada ponto e encontrar seus “gargalos”, assim como evidenciar pontos de atenção sobre rentabilidade sobre cada cliente, produtividade sobre cada colaborador e retorno sobre cada recurso investido.
É também permitida uma análise estratégica do seu negócio contábil. Isso possibilita uma decisão mais rápida e eficaz quanto a lucratividade e rentabilidade da empresa contábil e, um possível direcionamento. Nesses momentos de crise inúmeras dúvidas surgem e é importante, com base em dados, tomar uma decisão sobre seguir em frente ou pivotar.
hiddens
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8) Já ouviu falar da LGPD?
Atualmente uma porcentagem muito grande de todo e qualquer documento que chega até a contabilidade tem um lastro digital, antigamente guardar documentos significava ter uma sala cofre com inúmeras caixas e muito papel, ou ainda utilizar serviços de empresas com Recall, Guardian e outras, mas graças a tecnologia isso não é mais assim e, até empresas que guardavam arquivos físicos estão migrando para arquivos digitais.
Notas fiscais, extratos bancários, boletos, DARFs, DAS, contratos, quase tudo pode ser tratado no meio digital e de forma legal e isso só tende a crescer.
Existem inúmeros processos tecnológicos que podem armazenar os dados de maneira eficiente e com mais segurança. Planilhas e ferramentas pouco confiáveis vão gradativamente deixando de ser utilizadas devido ao risco oferecido por elas.
Como já foi dito na dica 2, todo bom sistema, somente permite acesso as informações através do uso de senhas, token e até mesmo certificados, organizando muito bem as informações para que o acesso a relatórios e formulários, não degrade a performance da ferramenta, também é muito comum o registro em banco de dados de toda a jornada do usuário dentro do sistema , com isso é possível revisar todos os acessos e ter total controle de quais atividades foram realizadas e quais profissionais as realizaram dentro do sistema, e todos os arquivos ficam protegidos por meio de backups periódicos, testes destes backups, e outras rotinas que aumentam o nível de segurança sobre a informação.
hiddens
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9) Retrabalho
Se retrabalho, rotinas repetitivas, exaustivas, sem nenhuma evolução ou valor, não são um problema para você, em sua empresa contábil, então pode pular para a próxima dica.
A automação ajuda organizar e coordenar simultaneamente a maneira como as atividades são realizadas nos mais diversos departamentos da contabilidade, permitindo melhor atuação, consequentemente, reduzindo as chances de falhas e retrabalhos.
O uso de uma ferramenta de automação, permite o emprego de reuso de esforço, pois muitas tarefas repetitivas são delegadas aos sistemas, maquinas e robôs, computacionalmente falando, com isso o emprego de esforço é realizado uma única vez, de forma pontual, e a máquina o repete “n” vezes. Em outras palavras, com o auxílio de tecnologia é permitido a você contador, contadora o emprego de seu melhor recurso, melhor profissional apenas pontualmente em tarefas de menor valor agregado e repetitiva, depois deste esforço mínimo, é permitido aos seus colaboradores organizar melhor as suas agendas e o tempo de execução de suas tarefas, se dedicando a adquirir mais conhecimentos e fomentando insights para o crescimento e evolução própria e também de sua empresa contábil. Este é o único meio pelo qual, podemos escalar um negócio que tem como materia prima o trabalho/esforço dos colaboradores.
Erros, atrasos nas entregas das obrigações acessórias e omissões, não faram mais parte do seu dia a dia e deixaram de comprometer o resultado de sua contabilidade, porém o contrário também é verdadeiro, na falta de investimento em tecnologia, falta de automatização e integração, a empresa contábil acaba se tornando refém de erros e retrabalhos.
hiddens
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10) Competitividade
A automação de rotinas contábeis é conhecida por gerar inúmeros benefícios que, quando somados e/ou alinhados, tornam a empresa contábil muito mais competitiva, muito mais performática. Isso porque os colaboradores podem se ocupar com tarefas de maior valor agregado o que otimiza a produtividade e serviço prestado.
O fato é que uma empresa contábil totalmente automatizada é mais performática do que um empresa contábil tradicional, isso faz com que a empresa contábil que vivencia um modelo digital, possa então ser muito mais agressiva em uma licitação ou mesmo opte por agregar muito valor aos seus serviços comercializando-os por valores muito superiores aos de mercado.
Então, podemos afirmar que, é permitido à empresa contábil automatizada à escolha de uma evolução em “Y”, onde ela pode vender, como valor superior ao de mercado, seus produtos e serviços agregando cada vez mais valor, ou numa outra vertente, optar por uma penetração mais agressiva no mercado, baixando seus valores e implementando cada vez mais tecnologia para entregar o básico da contabilidade com menos valor agregado. O ponto é que, em meio a isso, a contabilidade tradicional será fatalmente extinta, em pouquíssimos anos não haverá mais mercado para ela.
hiddens
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Bem contador e contadora, aqui me despeço e muito, e com um enorme sentimento de gratidão por ter lido até aqui, espero que tenha atualizado e enriquecido um pouco mais seus conhecimentos sobre automação contábil.
Mas, a pergunta que não quer calar é: “- E você aí, sua empresa contábil, está total-digital ou ainda no tradicional?”
Estamos aqui para isso, oferecemos uma solução para que você automatize as rotinas em sua contabilidade e torne-a muito mais produtiva!
Quer saber mais?
Consulte nosso www.sobit.com.br ou ligue para (11) 4606-4469
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Eu performo empresas contábeis, e vocês, meus mestres e senhores, meus clientes e amigos, cientistas da riqueza, salvam o Brasil!
Muito obrigado por ler, estamos juntos!
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E até o próximo post!
Osmair Marangne - CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis, graduado em Analise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na area de tecnologia à mais de 20 anos e trás em seus currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e à 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.
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