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7 motivos para automatizar rotinas fiscais e contábeis

Automação contábil e comercial vai elevar o nível do jogo e muito!

Assessoria Tributaria - Tema Start - 7 motivos para automatizar rotinas fiscais e contábeis

Obrigações contábeis, fiscais, tributárias são, hoje, uma das principais preocupações das contabilidades. Some a isso as obrigações trabalhistas e a gestão de uma empresa contábil, negócio que passa por muitas mudanças e você verá que a quantidade de trabalho pode ser exorbitante.

Vocedigitatudoisso - Sobit Empresa especializada em automação de rotinas contábeis e comerciais

De acordo com o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário), desde a promulgação da Constituição Federal de 1988 já foram criadas mais de  4 milhões de normas fiscais e tributárias  no Brasil. Impossível gerenciar tanta informação manualmente sem altos riscos a erros.

Por longos anos, os profissionais fizeram isso. Departamentos inteiros se dedicavam a atividades burocráticas e repetitivas, como lançamentos de notas fiscais e conferências de códigos. Mas a tecnologia veio para ajudar as empresas a serem mais eficientes. Veja como a automação pode ajudar a sua empresa contábil!

 

  1. Otimização de processos

Contabil - Tema Start

Atualmente, é possível colocar boa parte dos processos no piloto automático — como o lançamento de notas fiscais, que acabamos de mencionar ou o input de dados contábeis.

A solução da SOBIT busca notas de entrada, saída e serviço em formato de XML, em seguida disponibiliza todos estes documentos para importação no sistema contábil, também permite a integração de relatórios financeiros, extratos bancários e inúmeros outros arquivos. Nada de ter uma pessoa para ficar digitando estas informações!

 

O mesmo acontece para uma série de outros processos, como importação do controle de estoque, controles financeiros, extratos bancários, arquivos de retorno, ponto dos funcionários para cálculo da folha de pagamento e emissão do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).

 

  1. Integridade da informação

Empresa alguma quer ser autuada pela Receita Federal ou pelo Ministério do Trabalho por estar conduzindo os processos de forma equivocada. No entanto, as experiências são muitas no mercado: lançamentos de códigos errados de mercadorias adquiridas e vendidas, gerando pagamento de impostos errado, recolhimento de tributos sociais equivocados, como INSS e FGTS, solicitação de crédito tributário sobre mercadorias que não dão direito ao benefício e assim por diante.

Assessoria Tributaria - Tema Start

Esse tipo de situação geralmente não é culpa das pessoas que executaram a ação, mas da complexidade do sistema tributário brasileiro e da falta de um sistema automatizado que ajude a melhorar a precisão das informações.

Se a empresa possui um sistema de gestão automatizado, pode parametrizar os dados de forma que, quando houver importação de informações, elas sejam validadas antes do registro final. Essa funcionalidade permite detectar falhas e corrigi-las de imediato, preservando a veracidade dos registros.

Tecnologias baseadas em machine learning (aprendizado de máquina) ajudam a desenvolver modelos analíticos a partir dos dados inseridos no sistema, o que significa que a plataforma de automação dá SOBIT aprende a cada dia e a cada operação realizada, auxiliando a empresa contábil a encontrar insights de negócios que de outra forma não seriam descobertos. Com isso, suas decisões se tornam mais objetivas e ágeis.

 

  1. Contabilidade Produtividade

Quem nunca presenciou uma Empresa Contábil com seus departamentos abarrotados de gente, todos com as mesas lotadas de papéis e lembretes de prazos?

Esse tipo de cenário não precisa ser comum na sua Contabilidade!

Empresas - Sobit Empresa especializada em automação de rotinas contábeis e comerciaisAutomatizando processos, você elimina a papelada, acaba com os lembretes e coloca todo mundo para trabalhar com mais eficiência.

Os documentos podem ser tramitados digitalmente, facilitando o controle de acesso e modificações.

Os prazos são comunicados via sistema , por meio de lembretes na área de trabalho do computador ou por e-mail.

Quando o trabalhador vê o mesmo lembrete várias vezes ao dia, bem à sua frente, acostuma-se e acaba por ignorar a mensagem. Já se uma notificação inesperada aparece, ele imediatamente confere do que se trata.

Mesas limpas e organizadas e rotina trilhada significam  maior produtividade para seu time , que tem mais tempo para se dedicar a tarefas de análise e estratégia do setor, tarefas com maior valor agregado.

 

  1. Redução de custos

Uma das metas que nunca sai do planejamento estratégico das empresas é a redução de custos e riscos operacionais. Mesmo em tempos de bonança, precisamos fazer mais com menos para garantir a competitividade.

E nas Empresas Contábeis não é diferente! A busca pela eficiência deve ser frequente, o que exige adotar as tecnologias disponíveis no mercado para acelerar os fluxos de trabalho e tornar a empresa mais produtiva, eficaz e eficiente.

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Com um sistema automatizado, você pode ter equipes enxutas e produtivas, reduzindo custos de folha de pagamento sem impactar na qualidade do trabalho.

Também economiza na quantidade de papel utilizado, já que os processos passam a ser digitais.

Outro benefício financeiro de um sistema automatizado é com relação ao espaço físico dedicado: com menos pessoas e menos arquivos físicos, é possível otimizar a infraestrutura da empresa e reduzir despesas de aluguel e manutenção predial.

Também conseguimos, por meio do armazenamento em nuvem, otimizar o uso de hardware na empresa, o que se traduz em menor custo com TI. Veja, um único servidor físico pode ser dividido em vários servidores virtuais, ampliando a segurança dos dados corporativos ao mesmo tempo em que aumenta a capacidade de armazenamento de informações.

 

O uso de serviços de armazenamento em nuvem terceirizados garante, ainda, tecnologia atualizada e elasticidade de armazenagem, o que contribui para um maior controle financeiro.

 

  1. Integração

A analogia entre empresa e organismo humano sugere que os vários departamentos de uma organização devem funcionar em sinergia. Afinal, o trabalho de um se reflete nos demais. Portanto, devemos pensar em uma gestão empresarial integrada quando pensamos na relação contabilidade x cliente.

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Conectar as contabilidades e seus clientes de forma que o fluxo de informações corra ágil e preciso, também depende do uso das tecnologias certas. As empresas contábeis influenciam e são influenciadas por toda a sua carteira de clientes, pois recebe e envia informações estratégicas diariamente. Por isso, a automação é fundamental para garantir integridade, agilidade e qualidade da informação trocada.

Esta automação pode estar integrada ao  ERP da organização  para que possa contribuir com ambos, cliente e contabilidade, e também para a tomada de decisão da alta direção.

Lembre-se, as informações sobre a saúde financeira da empresa vêm justamente da contabilidade — rentabilidade, patrimônio líquido, lucro, entre outros indicadores que são fundamentais ao analisar o negócio em si.

 

  1. Visão sistêmica

 

Como você pode perceber, a automação é fundamental nas organizações. Da boa gestão da contabilidade depende o futuro das empresas. Portanto, ter uma visão global da performance do negócio é essencial.

Erpsobit51 - Sobit Empresa especializada em automação de rotinas contábeis e comerciais

Essa visão pode ser obtida com o uso de dashboards de indicadores, uma funcionalidade que está presente nos melhores sistemas do mercado assim como na plataforma de automação da SOBIT.

Esses painéis de controle trazem informações complexas de forma bastante visual e intuitiva, facilitando a compreensão da real situação da empresa. Assim, em vez de analisar planilhas e números isolados, você consegue ter informações conclusivas sobre os mais diversos cenários econômicos e financeiros.

Tendências e padrões que se desenham ao longo da atividade empresarial podem passar despercebidos se você não possui uma ferramenta de análise. Com as tecnologias certas, porém, você pode estar sempre um passo à frente no mercado, identificando oportunidades onde os concorrentes ainda não enxergaram nada.

 

  1. Monitoramento constante

Manter a gestão contábil e fiscal sob controle fica muito mais fácil se você puder contar com visões de modo a selecionar as informações de que realmente precisa, e dashboards para explorar cenários e tendências. Melhor ainda se você puder fazer isso a qualquer hora e analisar dados atualizados em tempo real!

Dashboard1 - Sobit Empresa especializada em automação de rotinas contábeis e comerciais

Quer mais vantagens? Que tal  ter acesso a esses dados em dispositivos móveis , quando estiver fora da empresa? A SOBIT traz essa facilidade para você, com sistemas na nuvem. Assim a gestão da sua empresa nunca fica desamparada.

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Osmair Marangne

Diretor da SOBIT Tecnologia da Informação

Especialista em Automação Contábil e Fiscal

Graduado em Sistemas de Informção

Pós Graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas pela FGV

 

7 motivos para automatizar rotinas fiscais e contábeis
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